Las grandes compañías están dedicando años de esfuerzos para integrar conjuntos de datos dispersos con el fin de reducir costes y obtener más información sobre sus clientes.

La semana pasada la cadena de supermercados Whole Foods Market declaró que iba a crear un nuevo sistema de gestión de distribución con el fin de conocer mejor cómo funciona su cadena de suministro, automatizar el proceso de precios y satisfacer las necesidades de los clientes que exigen más información sobre el valor nutricional y el origen de los alimentos que vende.

Otras grandes compañías como Wal-Mart y General Electric (GE) también están integrando más sus datos. GE ha señalado que es un proceso laborioso que conlleva mucho tiempo, pero vale la pena implantarlo porque reduce los costes y mejora la eficiencia.

LA EXPERIENCIA DE WHOLE FOODS

La nueva plataforma de Whole Foods agrupará en un único sistema los 12 sistemas propios que usa ahora la empresa para sus 413 tiendas. El hecho de que tenga 12 sistemas diferentes es la consecuencia de su crecimiento inicial mediante adquisiciones y de su enfoque en los mercados regionales. La infraestructura fragmentada ha hecho que datos de productos, como información esencial sobre sus niveles de calidad y sus valores nutricionales, se encuentren en diversos sistemas no conectados entre sí.

«El objetivo es que esta plataforma agrupe todos estos elementos y constituya uno de los pilares de nuestra empresa», declaró en una entrevista Jason Buechel, director de información de Whole Foods.

Buechel añadió que si el proceso de integración funciona como se espera, la nueva plataforma dará por primera vez a Whole Foods una visión unificada y centralizada de los datos de sus productos, la cual podría ayudarle a predecir la demanda y gestionar sus precios, aunque no dijo cuándo se completará el proceso. La compañía también espera usar la nueva plataforma para suministrar información sobre los productos a los clientes que compran en Internet o con una aplicación con un dispositivo móvil.

El fabricante de software para empresas Infor está ayudando a Whole Foods a crear su nuevo sistema. Otras compañías que venden herramientas de planificación de recursos empresariales son SAP y Oracle. El valor de estos proyectos procede de armonizar la información sobre los clientes, proveedores, componentes, piezas, productos y otros materiales, dice Bill Swanton, analista de Gartner.

Se puede tardar años en llevar a cabo ese proceso de integración, ya que las compañías se plantean cuestiones mundanas pero esenciales: por ejemplo, cómo deben etiquetarse los datos o cómo conseguir que los procesos comerciales evolucionen en línea con las plataformas de datos.

EL CASO DE GENERAL ELECTRIC

La división de energía y agua de GE está trabajando para agrupar 38 sistemas en menos de siete, uno para cada una de sus unidades de negocio principales, como energía nuclear y agua. Con estos sistemas de planificación de recursos empresariales se gestionan las operaciones comerciales del día a día, entre ellas la gestión de existencias y la facturación.

Una mezcolanza de varios sistemas dificulta monitorizar el flujo de materiales en las diversas fábricas, señala Clay Johnson, director de información global de la división. Cada uno de esos sistemas puede gestionar procesos como facturación y pedidos de forma diferente. Por ejemplo, un sistema puede comprar una pieza a un proveedor por 10 dólares y otro comprar la misma pieza a otro proveedor por 7 dólares usando un número de pieza distinto.

Johnson añade que el mayor problema de la división ha sido crear procesos normalizados para los procesos comerciales y la gestión de datos. Para poder integrar los sistemas hubo muchas discusiones sobre el etiquetado de datos, que es un tema muy complejo; por ejemplo, qué encabezado usar para clasificar la información de los clientes.

«Fue muy difícil que todo el mundo estuviera de acuerdo en una nomenclatura estándar, pero el esfuerzo ha valido la pena. En la división de agua, que antes tenía 22 sistemas independientes y ahora solo tiene uno, el tiempo que se tarda en cuadrar los resultados financieros al final de cada trimestre ha bajado de cuatro días a uno», dice Johnson.

WAL-MART QUIERE CONOCER MEJOR AL CLIENTE

Hace tres años Wal-Mart creó un centro de integración de comercio electrónico en su sede central de Bentonville, Arkansas, que es responsable de fabricar software para conectar sus sistemas de comercio electrónico con los sistemas de sus tiendas físicas. La compañía estáintegrando los datos de las compras online y en tiendas físicas de sus clientes para tener una visión más completa de sus hábitos de compra, señala Jeremy King, director de tecnología del centro: «Los clientes no establecen diferencias entre las compras online and offline, pero si las empresas mantienen esa distinción y no agrupan los datos de ambos tipos de compras es contraproducente para ellas».